Als ondernemer zijnde ben je altijd op zoek naar zo laag mogelijke kosten. Dit bekent dat de processen zo efficiënt mogelijk moeten worden ingericht. Daarom moet je periodiek kijken welke bedrijfsprocessen je kan automatiseren. Dit gaat niet zonder slag of stoot. In dit artikel lees je daarom hoe je je bedrijfsautomatisering wordt ingevoerd.

1.)  Wat is je kijk eigenlijk op je organisatie

Voordat je de bedrijfsprocessen wilt automatiseren moet je eerst intern helder communiceren wat de kijk van het management is op de toekomst. Waar wil de organisatie de aankomende 3 tot 5 jaar voor gaan? Formuleer hierbij geen doelen, als: ‘Wij willen de organisatie digitaliseren’. Je moet vooral communiceren waar de organisatie aan moet bijdragen. Wat heb je nodig om optimaal te kunnen werken?

2.)  Creëer draagvlak binnen de organisatie

Om draagvlak te creëren binnen de organisatie moet je eerst onderzoeken wat de voordelen van deze automatiseringen zijn. In het bedrijfsleven moeten de voordelen vaak in euro’s worden uitgedrukt. Het ultieme draagvlak creëer door te (laten) berekenen wat de kosten en wat de baten zijn. Indien de terugverdientijd vrij kort is overtuig je het management waarschijnlijk om de automatisering door te zetten.

Voordat de automatisering wordt geïmplementeerd moet je ook de kritische succesfactoren op papier hebben gezet. Maak deze doelen SMART, oftewel Specifiek, Meetbaar, Aantrekkelijk, Resultaatgericht en Tijdsgebonden. In een kritische succesfactor moet minimaal een tijdspad zitten en een getal, want je moet wel achteraf kunnen controleren of er aan de kritische succesfactoren wordt voldaan.

Naast het management moet je ook het personeel op de werkvloer overtuigen. Hierbij is het van belang om open en transparant te werken. Communiceer bijvoorbeeld in een e-mailnieuwsbedrijf waarmee geëxperimenteerd wordt en tot welke voordelen het moet leiden.

3.)  Voor wie doe je het eigenlijk?

Dit is eigenlijk de kern van dit artikel, want de automatisering van de bedrijfsprocessen moet leiden tot een hogere klanttevredenheid. Heb dan ook helder voor ogen wie de klant eigenlijk is. Dit doe je door een persona te maken. Dit is een fictief ijkpersoon te maken met zijn bijbehorende gegevens, kernmerken en voorkeuren.

Verder maak je ook een customer journey. Dit is de ‘klantreis’ die de consument aflegt bij het gebruikmaken van de consument. Bekijk op welke punten in de journey de consument in contact met je bedrijf komt. In welke fases is hij vervolgens blij en ik welke minder vrolijk?

4.)  Kies een geleidelijke implementatie

Vervolgens zijn we aanbeland bij de implementatie van bedrijfsautomatisering. Dit gebeurt uiteraard nadat je de systemen hebt getest. In kleine stappen moet in de testfase ieder detail worden getest en later worden geëvalueerd. Je zal merken dat je in deze fase een aantal keren moet bijsturen om het resultaat te bereiken. In deze fase heb je meestal momenten van vallen en opstaan. Automatiseer daarom dan ook geleidelijk. Tot slot: je project moet meerdere manieren hebben om aan de kritische succesfactoren te voldoen.

5.)  Voorkom kinderfouten, voordat je je automatisering doorzet

Voordat je de automatisering doorzet, moet dus echt nogmaals alle kinderfouten er worden uitgehaald. Laat bijvoorbeeld een testgroep naar de automatisering kijken. Tegen welke dingen lopen zij aan? Voer hierbij een enquête in en bekijk ook het gedrag van het onderzoeksgroep.

Vervolgens voer je de implementatie uit. In deze fase ben je bijna klaar. Het gaat er met name om dat automatisering niet ten koste moet gaan van de klantbeleving. Zo blijkt uit onderzoek dat Nederlanders erg ongeduldig worden en steeds hogere eisen stellen. Wist je bijvoorbeeld dat het merendeel van de Nederlandse consumenten een winkel verlaat als zij niet binnen vijf minuten worden geholpen?

En dan nog even dit: in een tijd waarin steeds meer bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd moet je wel voor ogen houden dat de Nederlandse consument klantcontact nog steeds super belangrijk vindt. De Nederlandse consument vindt dit erg belangrijk in vergelijk met consumenten uit andere landen in Europa.

Een bedrijfsautomatisering waar iedereen achter staat

Kortom, een bedrijfsautomatisering moet breed gedragen worden binnen de organisatie. Laat daarom aan het management zien hoe je het gaat aanpakken en wat het gaat opleveren. Communiceer met de medewerkers wat je van plan bent. De belangrijkste elementen van een automatisering is het doorlopend testen bij een testgroep, wat de beoogde consumenten zijn. Zo voorkom je kinderfouten en is de kans op een succesvolle automatisering van de bedrijfsprocessen een stuk groter!

Over de auteur

Avatar

Gerelateerde berichten

Laat een antwoord achter

Je e-mail adres wordt niet gepubliceerd.